El departamento de Producción de Eventos nos revela el paso a paso para la organización de una carrera en una nueva ubicación. Esta es la cuenta regresiva para el emocionante debut del Red Bull Air Race en Cannes, Francia del 20 al 22 de abril.
Desde la inauguración de la Red Bull Air Race en 2003, se han organizado 80 carreras en más de 35 destinos globales en 5 continentes, cada uno de los cuales ofrece su propio estilo, y cada uno ofrece nuevas sorpresas y obstáculos. A continuación, te contaremos el paso a paso que hay detrás de cada carrera del Red Bull Air Race.
«Hay mucho tiempo y esfuerzo involucrados«, dice Mike Hoehsl, Jefe de Producción de Eventos de la Red Bull Air Race. «Eso es lo que lo hace tan único en todos los sentidos de la palabra. La motivación proviene de ese desafío cada vez«.
Entre las ocho fechas del calendario 2018 se encuentra el tan esperado «Estreno» del Air Race en los cielos de Francia, en el glamour de Cannes. Así es como una nueva carrera toma forma en términos de producción de eventos, paso a paso.
Cuenta regresiva para Cannes: A 12 meses de la carrera del Air Race
Como en todos los lugares, el proceso comienza cuando los altos ejecutivos del Red Bull Air Race negocian la posibilidad de organizar una carrera con un socio de la ciudad anfitriona.
«El socio de la ciudad anfitriona puede ser cualquier cosa, desde una sola compañía hasta una entidad oficial de la ciudad como un consejo de turismo o un alcalde«, explica Hoehsl. «También podría ser una colaboración de partes interesadas que unen fuerzas para llevar una carrera a su ciudad».
Con todas las partes alineadas, es el momento de la «Visita de Viabilidad». Es entonces cuando el Director de Serie, el Jefe de Producción (Hoehsl) y el Jefe de Aviación visitan la ubicación, estudiándola a través del punto de vista de sus áreas con su experiencia y responsabilidad.
Hoehsl describe que «Identificamos los puntos fuertes, las posible dificultades, y planteamos preguntas. Luego comenzamos un Informe de viabilidad para presentar a nuestros departamentos».
Sus equipos investigan más a fondo la ubicación y producen un informe más detallado en menos de 48 horas. Con esa información, los altos ejecutivos se reúnen y determinan que Cannes es de hecho una ubicación de carrera viable, e identifican un alcance preliminar de trabajo.
«Examinamos todo el modelo de negocio en detalle desde el principio, porque el presupuesto necesario puede verse afectado bastante rápidamente por cambios imprevistos», señala Hoehsl.
Cuenta regresiva para Cannes: 8 meses para el Red Bull Air Race
Después de la planificación previa en la sede en Salzburgo, Austria, el siguiente gran paso es la Visita al Lugar. Durante dos días, el personal de Red Bull Air Race a nivel operativo explora el área de Cannes y se reúne con agencias locales que tienen experiencia en la producción de eventos a gran escala.
«Cannes está acostumbrado a organizar eventos de talla mundial, pero incluso para esta ciudad, acoger algo de la escala de la Red Bull Air Race es nuevo», afirma Hoehsl. «Dado que estamos produciendo un evento en el aire, estamos agregando una tercera dimensión. Además, producimos un producto de TV de alta calidad que se transmite en todo el mundo en vivo, agregando mayor complejidad a la producción».
Para cuando se realiza la visita, el Departameno de Produccion de la Red Bull Air Race ya ha forjado relaciones en áreas tales como infraestructura temporal, seguridad, gestión del tráfico, construcción, espacio de oficinas, señales de satélites y mucho más. (Mientras que Red Bull Air Race Aviation ha hecho lo mismo para su lado de la ecuación).
A continuación, comienza el trabajo de diseñar practicamente una ciudad dentro de la ciudad en sí misma. El equipo traza el lugar ideal para el circuito y su zona de seguridad circundante, ubicación de los espectadores, Sky Lounge (hospitalidad VIP), concesiones de comida y bebida, un centro de prensa para periodistas, el complejo de producción de TV, una variedad de oficinas y, porque todo fin de semana de actividades y atracciones alrededor de la carrera: las áreas donde los espectadores pueden disfrutar de todas las otras oportunidades que se ofrecen.
Una vez finalizado el primer borrador del diseño, se comparte con contrapartes locales. Será una plano en constante crecimiento y evolución.
Cuenta regresiva para el Air Race en Cannes: 5 meses para la carrera
Con ese esquema avanzado, es hora de intensificar la conversación con los departamentos internos, incluido el equipo de producción de TV de la Red Bull Air Race, la unidad comercial que crea paquetes de venta de entradas y el equipo de comunicaciones que distribuye información sobre la carrera.
Mientras tanto, la Producción del Evento está ajustando su lista de requisitos, como la búsqueda de medios de transporte para los miembros del equipo y un área adicional de catering para la tripulación.
También se resolverá: el Palais des Festivals de Cannes y el centro de convenciones serán un recurso clave para la Red Bull Air Race, pero debido a que la carrera se encuentra entre un evento de la industria de los medios y el famoso festival de cine de Cannes, la configuración y desmontaje del Red Bull Air Race se reduce drásticamente. Además, la carrera en Cannes es la primera en la historia del deporte en ofrecer a los espectadores un tercer día de asistencia con boleto, estrechando aún más el calendario. Agregar turnos de trabajo nocturnos es la respuesta.
Cuenta regresiva para Cannes: 4 meses para el Air Race
En este punto, el proceso de permisos está llegando a su fin después de trabajar estrechamente con representantes de la ciudad/región. Las negociaciones se reducen a detalles minuciosos, y para fines de enero, todo, desde los horarios de vuelo hasta la capacidad máxima de asientos, ha sido acordado y documentado.
«Cuando se trata de la Red Bull Air Race, creemos que debería ser algo más que simplemente solicitar permisos. Se está conectando con personas, educándolos sobre todos los aspectos del evento y creando mejores prácticas», comenta Hoehsl.
Cuenta regresiva para Cannes: 10 semanas para la carrera
Otro punto de referencia se alcanza con el Tutorial Virtual. Producción reúne todos sus mapas y planes, y reúne a todos los empleados de las oficinas de la Red Bull Air Race en una sola sala y revisa «cada detalle» de la infraestructura y el evento.
Cuenta regresiva para Cannes: 4 semanas para la carrera
A mediados de marzo, todo está en su lugar y firmemente programado, desde alojamientos en el hotel hasta las fechas de llegada de los equipos. La posición de los anclajes que aseguran la pista de carreras también se ha finalizado, lo que requirió una innovación especial en Cannes.
Se ha diseñado un plan medioambiental especial para la bahía de Cannes para proteger las algas marinas que cubren el 85% de la costa. Para salvaguardar el delicado ecosistema, la Red Bull Air Race colaboró con una compañía europea para escanear la bahía francesa, creando una imagen tridimensional del fondo del mar que muestra exactamente dónde es seguro colocar los aproximadamente 50 anclajes necesarios para las puertas aéreas. «En este punto, todos los equipos están al día sobre qué esperar, y no hay mucho que cambiar«, dice Hoehsl.
Cuenta regresiva para Cannes: 3 semanas para la carrera
El personal de Producción de Eventos y Logística está en Cannes para organizar el equipo y los suministros que serán necesarios en toda la ciudad.
Cuenta regresiva para Cannes: 2 semanas para la carrera
¡Llega un grupo interno central de 100 personas y la construcción continúa!
Cuenta regresiva para Cannes: 1 semana para la carrera
Ahora 700 personas están trabajando en la instalación, en todas las áreas del evento.
Cuenta regresiva para Cannes: 1 día para la carrera
¡Las torres de Red Bull Air Race se inflan en Francia por primera vez!
20-22 de abril
La culminación de más de un año de trabajo: los espectadores llegan y el vuelo comienza el viernes, acelerando a través de la clasificación el sábado y hasta que el ganador sea coronado el día de la carrera, el domingo.
¿Y entonces?
Hoehsl sonríe. «¡Cannes es sólo la segunda parada de la temporada! Desmontamos en menos de una semana y enviamos todo a la siguiente ubicación, que es Chiba (Japón) a fines de mayo. En otras palabras, nuestros primeros equipos se establecerán en Chiba sólo una semana después de que el último avión cruce la línea de llegada en la Croisette en Cannes. Para nosotros esto no para, y no hay dos carreras iguales».
Por supuesto y como HANGAR X lo viene haciendo desde el año 2005, nosotros te estaremos acercando toda la información previa por nuestras Redes Sociales (Facebook; Twitter e Instagram) y la transmisión EN VIVO de la Clasificación el día sábado 21 de Abril desde las 11:00AM ARG/CHI (2:00PM UTC) y la carrera el domingo 22 de Abril desde las 9:00AM ARG/CHI (12:00PM UTC).
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Last Updated on 28/07/2023 by Sebastián Martín Ventola
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